Prime Document Management - Die komplette Dokumentlösung

Der Umgang mit elektronischen Dokumenten gehört, ebenso wie die Kommunikation per Email, zu den Kerntätigkeiten im Büro-Alltag. Dabei ist nicht nur die möglichst einfache und effiziente Erstellung von Dokumenten wichtig, sondern auch die intuitive Ablage, das möglichst schnelle Wiederfinden sowie der nahtlose Zugriff auch von Unterwegs. All diesen Aspekten trägt das Winoffice Prime Document Management Modul Rechnung. Zudem kann jedes Dokument automatisch mit anderen Daten in Beziehung gesetzt und über deren Details abgerufen werden.


DokumentErstellen.jpg

Erstellen

Erstellen Sie intuitiv Dokumente mit Hilfe bestehender Vorlagen. Scannen und verteilen Sie Ihren Posteingang elektronisch. Vernetzen Sie die Dokumente mit den Datensätzen Ihrer Kunden, Projekte, Aufträge oder Buchhaltungsbelege und greifen Sie auch aus diesen Datensätzen darauf zu. 

DokumentAblegen.jpg

Ablegen

Organisieren Sie Ihre unternehmensweite Dokumentablage mit Hilfe des innovativen Kennungssystems und finden Sie jedes Dokument dank der integrierten Volltextsuche im Handumdrehen - Nicht nur im Office, sondern via Internet oder Mobile App auch von jedem Ort der Welt.

DokumentTeilen.jpg

Teilen

Bilden Sie Teams und bestimmen Sie, welche Anwender auf die abgelegten Dokumente Zugriff haben. So sorgen Sie dafür, dass Dokumente nur für die wirklich autorisierten Personen einsehbar oder bearbeitbar sind.

DokumentSteuern.jpg

Steuern

Definieren Sie Workflows für die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten. Stellen Sie mit Hilfe des Document Checking sicher, dass Dokumente nur jeweils von einem Teammitglied bearbeitet werden und greifen Sie dank der automatischen Versionierung auch auf frühere Varianten eines Dokuments zurück.


Scanning und Drop Folder

Winoffice Prime besitzt eine integrierte Scan-Engine, welche alle marktüblichen Scanner und MFCs mit TWAIN-Schnittstelle unterstützt. Mit Hilfe eines intuitiven Assistenten kann jeder Benutzer ein für ihn passendes Profil mit den zu verwendenden Standardeinstellungen des genutzten Gerätes erstellen. Danach kann in jedem Funktionsbereich auf Knopfdruck ein Dokument gescannt und einem ausgewählten Datensatz angefügt werden.

Auf diese Weise können komfortabel Lieferantenrechnungen in Kreditorenbelege, Kopien von Vertragsoriginalen in den dazu gehörigen Vertragdatensätzen oder eingehende Geschäftskorrespondenz zu den entsprechenden Adressen und Kontakten abgelegt, im Handumdrehen wiedergefunden und jederzeit auch via Mobile App eingesehen werden.

Mit Hilfe des Winoffice Prime Drop Folders wird eine beliebige Anzahl von Dokumenten in einem einzigen Arbeitsgang in die Dokumenteverwaltung übernommen. Bei Einsatz eines dafür geeigneten Gerätes werden so zum Beispiel eingehende Faxmeldungen nicht mehr gedruckt, sondern in Form von PDF Dokumenten im Winoffice Prime Drop Folder abgelegt. Von dort gelangen sie direkt in den Winoffice Prime Dokumenteneingang, von wo aus sie in elektronischer Form an den Empfänger weitergeleitet und verarbeitet werden können.


Automatisierte Dokumenterstellung

Das Winoffice Prime Document Management erlaubt die Verwaltung beliebiger Dokumentvorlagen. Vorlagen bestehen aus einem MS Word Dokument, in dem Platzhalter für variable Inhalte eingefügt sind, welche auf Feldinhalte der Winoffice Prime Datenbank verweisen. Nach dem Anlegen einer Vorlage führt ein komfortabler Dokumenterstellungs-Assistent den Benutzer in wenigen Schritten bin hin zum fertigen Dokument.

So können zum Beispiel die Empfängeradresse eines Briefes, bestimmte Projektinformationen für die Erstellung eines Vertrages oder die Termine, Traktanden und der Verfasser eines Sitzungsprotokolles automatisch aus der Portaldatenbank in das jeweilige Dokument übertragen werden. Auch weitere Eigenschaften wie die Dokumentklassifizierung, die Zugriffsberechtigung für bestimmte Benutzer oder Teams oder Standardverknüpfungen mit anderen Datensätzen werden automatisch aus der Vorlage bezogen und auf das Dokument übertragen.

Die automatisierte Dokumenterstellung und Dokumentablage unterstützt Sie bei der konsequenten, unternehmensweiten Umsetzung von Gestaltungsrichtlinien. Sie stellt zudem auch sicher, dass sämtliche Dokumente an zentraler Stelle abgelegt und für alle zugriffsberechtigten Benutzer jederzeit und von überall abrufbereit sind.


Effiziente Teamarbeit auch mit Dokumenten

Winoffice Prime verfügt über verschiedene leistungsfähige Mechanismen zur Unterstützung effizienter Teamarbeit. Jedes Dokument kann in seinen Eigenschaften für den eigenen Gebrauch reserviert oder mit anderen Benutzern und Teams geteilt werden. Dabei ist es möglich den Zugriff auf das reine Lesen zu beschränken oder auch die Bearbeitung und sogar das Löschen des Dokuments zu erlauben.

Der integrierte Checkin/Checkout Mechanismus stellt sicher, dass innerhalb eines Teams ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt immer nur von jeweils einem Mitglied bearbeitet wird und so mögliche Kollisionen mit gleichzeitigen Änderungen anderer Teammitglieder ausgeschlossen sind.

Mit Hilfe der automatischen Versionierung von Dokumenten wird bei jedem Checkin der Bearbeitungsstand eines Dokuments protokolliert. Dadurch können Änderungen leicht nachvollzogen und bei Bedarf auch rückgängig gemacht werden.

Mit Winoffice Prime SmartLinks können sehr einfach und schnell Verweise auf ein bestimmtes Dokument im Textfeld eines Datensatzes eingefügt werden. So können zum Beispiel Verbindungen von einem Dokument zu einem anderen geschaffen oder es kann ein Dokumentlink per Email an ein Team versandt werden. Ein einfacher Klick auf einen Link öffnet das betreffende Dokument. Auf diese Weise können sich Mitglieder eines Teams sehr einfach und intuitiv auf Dokumente hinweisen oder sie können die geteilte Bearbeitung von Dokumenten organisieren.  

Dank der durchgängigen Internetfähigkeit der Business Engine, können Dokumente auch jederzeit an verteilten Standorten oder in gemischten Teams erstellt und bearbeitet werden. Die Mobile Apps gewähren zudem auch Zugang zur Dokumentablage via Smartphone und Tablett.


Prime Kennungen - Ordner waren gestern...

Winoffice Prime kennt keine Ordner für die strukturierte Ablage von Dokumenten. Das alternative Konzept für die klassifizierte Ablage nennt sich Kennungen. Kennungen besitzen ähnliche Eigenschaften wie Ordner. Der entscheidende Vorteil der Kennungen jedoch ist, dass man Informationen, wie zum Beispiel Dokumente, mehren Kennungen zuweisen kann. Das heisst, dass Sie ein Dokument gleichzeitig den Kennungen "Projekte", "Verträge" und "Region Westschweiz" zuweisen können, ohne es mehrfach kopiert in verschiedenen Ordnern ablegen zu müssen.

Kennungen können neben den pro Objekt vorhandenen Ordnungskriterien auch zur freien Strukturierung von Adressen, Artikeln oder Projekten und mittels Schnellzugriff als Filterkriterium in den jeweiligen Ansichten verwendet werden. Neben einer durch den Systemadministrator einrichtbaren und für alle Anwender gleichen Auswahl von Standardkennungen, kann jeder Anwender auch eigene, persönliche Kennungen anlegen und verwenden.