Ihr virtueller Team Room

Projekte planen, Aufgaben verteilen, Konzepte erarbeiten und im Team gemeinsam umsetzen, Dokumente austauschen, Zeit- und Kostenvorgaben unter Kontrolle halten... kurzum: Das Winoffice Prime Projekt Modul unterstützt Sie und Ihre Projektteams in allen Belangen des Projektmanagement und in allen Bereichen der Projektarbeit.


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Planen

Planen Sie Ihre Projekte mit Hilfe von Meilensteinen, Teilprojekten und Arbeitspaketen in beliebiger Strukturtiefe. Bestimmen Sie die Abhängigkeiten und verschaffen Sie sich ein Bild über den kritischen Pfad. Disponieren Sie Ihre Mitarbeiter und Ressourcen und budgetieren Sie Ihre Projekte nach Kosten und Ertrag.

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Überwachen

Lasten Sie Ihre Mitarbeiter dank übersichtlicher Diagramme optimal aus. Halten Sie mit Hilfe des Ampelsystems Ihre Projekte auf Kurs und verwenden Sie die automatische Überwachung, um Abweichungen von den budgetierten Werten rasch zu identifizieren.

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Teamwork

Sobald ein Projekt angelegt ist, dient es dem Team zur Ablage, Verteilung und Recherche über alle Emails, Termine, Aufgaben, Protokolle und sonstigen Dokumente. Und dank der Internetfähigkeit von Winoffice Prime und den ebenfalls verfügbaren Smartphone/Tablet Apps unterstützen Sie mobile und verteilte Projektteams optimal.

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Abrechnen

Dank der komfortablen, auch in den mobile Apps integrierten, Leistungs- und Spesenerfassung sind alle Projektleistungen jederzeit auf dem aktuellen Stand erfasst. Das Visum des Projektleiters genügt, um sie sie zur Verrechnung freizugeben und mit Hilfe der integrierten Fakturierung werden Projektabrechnungen effizient erstellt.


Das gesamte Projekt auf einen Blick

Mit der globalen Projektansicht verschaffen Sie sich rasch einen Überblick aller laufenden Projekte. Mit der Arbeitspaket-Übersicht haben Sie den Fortschritt und kritischen Pfad jedes Projektes stets vor Augen. Die Aktivitätsplanung unterstützt Sie bei der täglichen Aufgabenvergabe und mit Hilfe der Auslastungsansicht sehen Sie sofort, welche Projektmitglieder noch Freiraum für eine dringende Zusatzaufgabe besitzen.


Projektmanagement - Budgetierung und Controlling

Der Projektertrag kann als Gesamtertrag, Warenertrag und Leistungsertrag budgetiert werden. Für die Projektkosten stehen separate Positionen für die Gesamt- sowie die Leistungskosten zur Verfügung. Ergänzend oder alternativ zur Budgetierung der Ertrags- und Kostenbeträge kann auch der geplante Stundenaufwand budgetiert werden. Dieser Stundenaufwand kann auf Ebene des Gesamtprojektes, auf Ebene der einzelnen Projektarbeitspakete oder gar auf Mitarbeiterebene erfolgen. Je nach gewählter Ebene werden die Stunden automatisch kumuliert und im Projektdetail angezeigt.

Für jedes Projekt kann die Budgetüberwachung aktiviert oder deaktiviert werden. Bei aktiver Überwachung vergleicht die Business Engine anhand jeder erfassten Leistung, jeder gestellten Faktura und jeder gebuchten Lieferantenrechnung laufend und automatisch die Plan- mit den Ist-Werten. Auch die Eskalation im Falle von Budgetüberschreitungen erfolgt automatisch und anhand vordefinierter Regeln. Damit ist sichergestellt, dass neben den Zeitvorgaben auch die Leistungs-, Kosten- und Ertragsziele Ihrer Projekte stets eingehalten werden.


Integrierte Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Sie können die Arbeits- und Feiertage gesondert pro Standort in sogenannten Arbeitskalendern verwalten und die Arbeitszeiten, Arbeitspensen und die Pensenverteilung individuell pro Mitarbeiter zuweisen. Bei der Zuweisung einer Ressource in einem Projekt erfolgt automatisch eine Kapazitätsprüfung, so dass mögliche Engpässe sofort erkannt und im Voraus umgangen werden können. Die Ressourcensituation wird selbstverständlich auch bei Planänderungen und Terminverschiebungen laufend geprüft. 


Perfekte Unterstützung der Teamarbeit

Mit Hilfe des integrierten Document Management können Ihre Projekt Teams Dateien jeder Art sicher ablegen, gemeinsam nutzen und Änderungen mit Hilfe der Versionierung jederzeit nachverfolgen. Sammeln und verwalten Sie "open issues" (Offene Punkte, Änderungsanträge, Fehlerberichte, Informationsanfragen, usw.) die im Projektverlauf anfallen. Weisen Sie offene Punkte einzelnen Teammitgliedern zu und überwachen Sie den Fortschritt mit Hilfe von Bearbeitungs-Stati.


Leistungen erfassen und abrechnen

Mit Winoffice Prime können Leistungen einfach wie noch nie erfasst werden. So sind Projektteams in der Lage, Zeitaufwendungen aus jedem erdenklichen Objekt (z.B. auch aus Terminen, Aufgaben, Emails oder Offenen Punkten) direkt zu buchen. Mit der Schnellerfassung können ganze Leistungssätze mit einem einzigen Mausklick erfasst sowie dem jeweiligen Projekt, dem Arbeitspaket und Kunden zugeordnet werden. Diese Funktionen erleichtern eine konsequente und lückenlose Dokumentation der Tätigkeiten.

Die erfassten Leistungsdaten werden für die Projektfakturierung, die Arbeitszeitkontrolle, für die Kontrolle der Projektbudgets sowie zur Analyse von Projektkennzahlen verwendet. Der pro Leistung, Mitarbeiter und Projekt zutreffende Leistungssatz wird automatisch ermittelt und gebucht.

Projekte können Pauschal, mit Kostendach oder nach Aufwand abgerechnet werden. Auch Akontozahlungen und periodische Abrechnungen werden einfach pro Projekt eingerichtet. In der Folge überwacht die Business Engine die jeweiligen Abrechnungsparameter und unterstützt Sie bei der automatisierten Projektfakturierung.