SuisseID - Der digitale Identitätsausweis

Die SuisseID dient dazu, ihren Inhaber gegenüber einem Geschäfts- bzw. Vertragspartner auf elektronischem Weg zu identifizieren. Sie ist also ein digitaler Identitätsausweis, welche für den Zugang zu Internetdiensten und für das rechtsgültige Unterzeichnen von elektronischen Dokumenten verwendet werden kann.


Weshalb braucht es eine digitale Signatur?

Ein Vertrag wird mit seiner Unterschrift rechtsgültig abgeschlossen. Bei Dokumenten in Papierform greifen Sie dafür zum Schreibgerät. Für Dokumente, welche in rein elektronischer Form vorliegen, gibt es digitale Signaturlösungen.

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) schrieb bis vor Kurzem vor, dass jede Rechnung, welche im PDF Format versandt wird, mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sein muss. Aufgrund umständlicher Handhabung und der damit verbundenen Kosten stellen viele KMU jedoch ihre Rechnungen weiterhin auf Papier per Briefpost zu, oder sie ignorieren die gesetzlichen Regeln und versenden ihre Rechnungen in Form unsignierter PDFs mit dem Risiko, dass ein auf dieser Basis geltend gemachter Vorsteuerabzug bei einer MwSt Revision beanstandet wird.

In einer Publikation vom 27. September 2016 hat die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV festgehalten, dass eine digitale Signatur weiterhin den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen einer PDF Rechnung bietet. Jedoch ist das digitale Signieren von PDF-Rechnungen nicht mehr zwingend erforderlich, sofern die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung eingehalten werden.


Was bietet Winoffice Prime?

Wir gehen davon aus, dass sich das Volumen von Rechnungen, welche in elektronischer Form ausgetauscht werden durch die Verbreitung von Rechnungsformaten wie ZUGFeRD erhöhen wird. Winoffice Prime unterstützt die Transformation hin zur durchgängigen und sicheren Verarbeitung elektronischer Dokumente mit verschiedenen Funktionen:

Die Verwendung der SuisseID ist vollständig in Winoffice Prime integriert und erlaubt das einfache, automatisierte Signieren von ZUGFeRD Rechnungen. Die Lösung erfordert einen SuisseID USB Stick oder eine Chipkarte sowie ist ein SuisseID Business Abo. Gleichzeitig kann die SuisseID dazu verwendet werden, jedes beliebige in Winoffice Prime gespeicherte PDF Dokument mit nur einem Mausklick digital zu unterzeichnen.

Trotz einer hervorragenden Betriebssicherheit von Winoffice Prime und des eingesetzten Datenbanksystems und trotz Vorkehrungen zur regelmässigen Datensicherung können Datenverluste nie ganz ausgeschlossen werden. Mit Blick auf die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsakten bietet Winoffice Prime daher als zusätzliche Sicherheitsvorkehrung eine Funktion für den einfachen Export aller in Form einer PDF Datei vorliegenden Verkaufs- und Einkaufsrechnungen sowie Gutschriften eines ausgewählten Zeitraumes. Der Export kann z.B. in ein Verzeichnis auf dem Arbeitsplatz-PC erfolgen. Von dort aus können die Dateien für die Langzeitarchivierung und sichere Aufbewahrung auf DVDs gebrannt werden.