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Email

Senden, lesen und beantworten Sie Emails überall und jederzeit. Am PC, auf dem Smartphone oder auf dem Tablet. Regelbasierter Email-Empfang, Spam-Filter und Out-of-Office Assistent inklusive.

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Adressen

Sie haben stets alle aktuellen Adressdaten im Zugriff und verwalten alle Kontakte zentral. Egal, wann und wo Sie arbeiten, Ihr Kontaktmanagement ist immer auf dem neuesten Stand.

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Aufgaben

Organisieren Sie Ihre Projekte und Aufgaben, im Team oder alleine. Behalten Sie delegierte Aufgaben jederzeit im Griff und erfassen Sie Zeit und Spesen.

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Kalender

Organisieren war noch nie so einfach. Vereinbaren Sie Termine für sich selbst oder Koordinieren Sie Meetings mit mehreren Teilnehmern. Alles kinderleicht und unabhängig davon, wo Sie gerade sind.



Die komfortable Email Engine für Ihr Unternehmen

Die Kommunikation via Email ist ein zentrales Hilfsmittel beim Aufbau und im Unterhalt von Geschäftsbeziehungen sowie zur Sicherstellung effizienter Teamarbeit. In Winoffice Prime ist Email kein "Add-On", sondern ein nahtlos in alle Bereiche integrierter Teil des Gesamtsystems. Dies erlaubt den direkten und intuitiven Einsatz von Emails in jeder Arbeitssituation sowie den automatischen Aufbau gehaltvoller Kontaktinformationen.

Dank vollständiger Internetfähigkeit können Sie nicht nur jederzeit und unabhängig von Ihrem Standort auf Ihre Emails zugreifen, sondern auch neue Benutzer und Email Accounts anlegen, Emails archivieren, Spamregeln administrieren oder die Systemleistung überwachen. 

Die sichere und gesamtheitliche Messaginglösung

Als moderne Kommunikationslösung bietet Winoffice Prime neben dem komfortablen Empfang und Versand von Emails auch weitere Funktionen. Zum Beispiel versenden Sie auch SMS Nachrichten direkt aus Winoffice Prime genau so einfach wie ein Email. Einkaufs- und Verkaufsdokumente werden mit nur einem Klick oder sogar vollautomatisch per Email versandt. Damit automatisierte Abläufe nicht unnötig ins Stocken geraten, werden automatische Benachrichtigungen im Rahmen eines Workflow per Email übertragen. Die betreffenden Mitarbeiter sind so stets aus einer zentralen Quelle über ihre Aufgaben informiert. Und schliesslich nutzt auch das Prime Kampagnen-Modul die Email Grundfunktionen.

Zum Schutz Ihres Netzwerks und aller Anwender besitzt Winoffice Prime verschiedene Sicherheits-Features wie die Verschlüsselung mittels SSL, eine integrierte Anti Spam Engine, das Blockieren von Email Absendern, die Unterstützung automatischer Passworterneuerungen sowie die Überwachung sicherer Passwortregeln.

Einfacher und problemloser Umstieg

Sollten Sie heute noch mit MS Outlook arbeiten, können Sie sämtliche darin gehaltenen Emails und Kontaktdaten mit Hilfe der in Winoffice Prime integrierten Outlook Importfunktion übernehmen. Die Emails und Kontakte werden nach dem Import automatisch miteinander in Beziehung gesetzt. So behalten Sie nicht nur all Ihre bestehenden Daten, sondern Sie erhalten automatisch eine vollständige Kontakteschichte Ihrer bisherig geführten Email Korrespondenz.


Gesamtheitliches Adressmanagement

Die Adressenverwaltung von Winoffice Prime dient als zentrale Drehscheibe für alle Informationen von Kunden und Lieferanten. Gleichzeitig können aus jeder Adresse direkt alle damit zusammenhängenden Abläufe gesteuert werden.  So können Sie zum Beispiel ein neues Projekt anlegen, ein Angebot erstellen oder laufende Serviceaufträge überwachen, ohne die Adresse zu verlassen.

Fehlende Adressdaten können Sie mit Hilfe der integrierten Abfragemöglichkeit im Online Verzeichnis von search.ch suchen und mit einem Mausklick übernehmen. Die automatische Doublettenprüfung stellt dabei sicher, dass die gleiche Adresse nicht mehrmals erfasst wird.

Für die professionelle Handhabung von grossen Adressdatenbeständen verfügt Winoffice Prime über eine sogenannte Unified Import Schnittstelle. Diese erlaubt den Import und den Abgleich von Adressdaten in verschiedenen Datenformaten (z.B. Excel, CSV oder XML). Selbstverständlich ist es mit Hilfe des Unified Import auch möglich, Ihre bisher in einer anderen Adressverwaltung geführten Daten in Ihre neue Business Engine zu übertragen.


Kontaktmanagement

Dank der Mobile Apps können Sie mit all Ihren in Winoffice Prime verwalteten Daten nicht nur im Office, sondern auch jederzeit und überall von unterwegs arbeiten.

Mit jedem empfangenen oder versendeten Email, jeder verwalteten Aufgabe und jedem vereinbarten Termin führt Winoffice Prime die Kontakt History jeder Adresse und jeder Kontaktperson automatisch nach. Und weil Ihre Teams auch die Korrespondenz,  Projekte und Leistungen sowie die Verkaufsdokumente mit Winoffice Prime verwalten, schaffen Sie jederzeit und personenunabhängig volle Transparenz über alle wesentlichen Vorgänge. Für jeden Ihrer Kontakte.

Mit Hilfe der Telefonie Integration (CTI) zeigt Ihnen Winoffice Prime den Anrufenden automatisch an und Sie können mit einem einzigen Mausklick direkt eine Anrufnotiz erstellen. Selbstverständlich erlaubt das CTI es Ihnen auch, einen Anruf direkt aus dem System zu starten und die Gesprächsnotiz zu erfassen. Alles funktioniert so intuitiv, dass keine Notiz mehr vergessen oder verloren geht und dass Sie jederzeit auch für die telefonische Kommunikation über eine lückenlose Kontaktgeschichte für jeden Kontakt verfügen.


Integriertes Kalendersystem

Der Winoffice Prime Team Kalender ist ein vollwertiges Kalendersystem, welches das Führen von Terminen für einzelne Anwender, für verteilte Teams sowie für die Kollegen im Aussendienst (via Mobile App) perfekt beherrscht. Von Fall zu Fall kann zum Schutz der Vertraulichkeit ein Termineintrag ganz einfach für den privaten Gebrauch reserviert, mit einem bestimmten Team geteilt oder allen Anwendern offengelegt werden.

Auch die Verwaltung von Ressourcen wie z.B. von Sitzungszimmern oder Firmenfahrzeugen haben Sie jederzeit im Griff. Im Zusammenspiel mit dem Kundendienst Modul wird der Kalender zum wichtigen Hilfsmittel für die Disposition von Serviceaufträgen. Aufträge können an zentraler Stelle entgegengenommen, am Telefon mit dem Kunden terminiert, im Kalender eingetragen und dem verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen werden. Dieser wird mittels Push Benachrichtigung in seiner Mobile Service App auf den neuen Auftrag hingewiesen und kann danach direkt aus der App auf alle Auftragsinformationen sowie die gesamte Kundengeschichte zugreifen.

Selbstverständlich unterstützt das Kalendersystem auch den Ablauf zur Koordination neuer Termine durch die Anzeige freier Zeitblöcke, das Versenden von Termineinladungen und die automatische Überwachung der Bestätigungen oder Rückweisungen.

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Erstellen

Erstellen Sie intuitiv Dokumente mit Hilfe bestehender Vorlagen. Scannen und verteilen Sie Ihren Posteingang elektronisch. Vernetzen Sie die Dokumente mit den Datensätzen Ihrer Kunden, Projekte, Aufträge oder Buchhaltungsbelege und greifen Sie auch aus diesen Datensätzen darauf zu. 

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Ablegen

Organisieren Sie Ihre unternehmensweite Dokumentablage mit Hilfe des innovativen Kennungssystems und finden Sie jedes Dokument dank der integrierten Volltextsuche im Handumdrehen - Nicht nur im Office, sondern via Internet oder Mobile App auch von jedem Ort der Welt.

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Teilen

Bilden Sie Teams und bestimmen Sie, welche Anwender auf die abgelegten Dokumente Zugriff haben. So sorgen Sie dafür, dass Dokumente nur für die wirklich autorisierten Personen einsehbar oder bearbeitbar sind.

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Steuern

Definieren Sie Workflows für die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten. Stellen Sie mit Hilfe des Document Checking sicher, dass Dokumente nur jeweils von einem Teammitglied bearbeitet werden und greifen Sie dank der automatischen Versionierung auch auf frühere Varianten eines Dokuments zurück.



Scanning und Drop Folder

Winoffice Prime besitzt eine integrierte Scan-Engine, welche alle marktüblichen Scanner und MFCs mit TWAIN-Schnittstelle unterstützt. Mit Hilfe eines intuitiven Assistenten kann jeder Benutzer ein für ihn passendes Profil mit den zu verwendenden Standardeinstellungen des genutzten Gerätes erstellen. Danach kann in jedem Funktionsbereich auf Knopfdruck ein Dokument gescannt und einem ausgewählten Datensatz angefügt werden.

Auf diese Weise können komfortabel Lieferantenrechnungen in Kreditorenbelege, Kopien von Vertragsoriginalen in den dazu gehörigen Vertragdatensätzen oder eingehende Geschäftskorrespondenz zu den entsprechenden Adressen und Kontakten abgelegt, im Handumdrehen wiedergefunden und jederzeit auch via Mobile App eingesehen werden.

Mit Hilfe des Winoffice Prime Drop Folders wird eine beliebige Anzahl von Dokumenten in einem einzigen Arbeitsgang in die Dokumenteverwaltung übernommen. Bei Einsatz eines dafür geeigneten Gerätes werden so zum Beispiel eingehende Faxmeldungen nicht mehr gedruckt, sondern in Form von PDF Dokumenten im Winoffice Prime Drop Folder abgelegt. Von dort gelangen sie direkt in den Winoffice Prime Dokumenteneingang, von wo aus sie in elektronischer Form an den Empfänger weitergeleitet und verarbeitet werden können.


Automatisierte Dokumenterstellung

Das Winoffice Prime Document Management erlaubt die Verwaltung beliebiger Dokumentvorlagen. Vorlagen bestehen aus einem MS Word Dokument, in dem Platzhalter für variable Inhalte eingefügt sind, welche auf Feldinhalte der Winoffice Prime Datenbank verweisen. Nach dem Anlegen einer Vorlage führt ein komfortabler Dokumenterstellungs-Assistent den Benutzer in wenigen Schritten bin hin zum fertigen Dokument.

So können zum Beispiel die Empfängeradresse eines Briefes, bestimmte Projektinformationen für die Erstellung eines Vertrages oder die Termine, Traktanden und der Verfasser eines Sitzungsprotokolles automatisch aus der Portaldatenbank in das jeweilige Dokument übertragen werden. Auch weitere Eigenschaften wie die Dokumentklassifizierung, die Zugriffsberechtigung für bestimmte Benutzer oder Teams oder Standardverknüpfungen mit anderen Datensätzen werden automatisch aus der Vorlage bezogen und auf das Dokument übertragen.

Die automatisierte Dokumenterstellung und Dokumentablage unterstützt Sie bei der konsequenten, unternehmensweiten Umsetzung von Gestaltungsrichtlinien. Sie stellt zudem auch sicher, dass sämtliche Dokumente an zentraler Stelle abgelegt und für alle zugriffsberechtigten Benutzer jederzeit und von überall abrufbereit sind.


Effiziente Teamarbeit auch mit Dokumenten

Winoffice Prime verfügt über verschiedene leistungsfähige Mechanismen zur Unterstützung effizienter Teamarbeit. Jedes Dokument kann in seinen Eigenschaften für den eigenen Gebrauch reserviert oder mit anderen Benutzern und Teams geteilt werden. Dabei ist es möglich den Zugriff auf das reine Lesen zu beschränken oder auch die Bearbeitung und sogar das Löschen des Dokuments zu erlauben.

Der integrierte Checkin/Checkout Mechanismus stellt sicher, dass innerhalb eines Teams ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt immer nur von jeweils einem Mitglied bearbeitet wird und so mögliche Kollisionen mit gleichzeitigen Änderungen anderer Teammitglieder ausgeschlossen sind.

Mit Hilfe der automatischen Versionierung von Dokumenten wird bei jedem Checkin der Bearbeitungsstand eines Dokuments protokolliert. Dadurch können Änderungen leicht nachvollzogen und bei Bedarf auch rückgängig gemacht werden.

Mit Winoffice Prime SmartLinks können sehr einfach und schnell Verweise auf ein bestimmtes Dokument im Textfeld eines Datensatzes eingefügt werden. So können zum Beispiel Verbindungen von einem Dokument zu einem anderen geschaffen oder es kann ein Dokumentlink per Email an ein Team versandt werden. Ein einfacher Klick auf einen Link öffnet das betreffende Dokument. Auf diese Weise können sich Mitglieder eines Teams sehr einfach und intuitiv auf Dokumente hinweisen oder sie können die geteilte Bearbeitung von Dokumenten organisieren.  

Dank der durchgängigen Internetfähigkeit der Business Engine, können Dokumente auch jederzeit an verteilten Standorten oder in gemischten Teams erstellt und bearbeitet werden. Die Mobile Apps gewähren zudem auch Zugang zur Dokumentablage via Smartphone und Tablett.


Prime Kennungen - Ordner waren gestern...

Winoffice Prime kennt keine Ordner für die strukturierte Ablage von Dokumenten. Das alternative Konzept für die klassifizierte Ablage nennt sich Kennungen. Kennungen besitzen ähnliche Eigenschaften wie Ordner. Der entscheidende Vorteil der Kennungen jedoch ist, dass man Informationen, wie zum Beispiel Dokumente, mehren Kennungen zuweisen kann. Das heisst, dass Sie ein Dokument gleichzeitig den Kennungen "Projekte", "Verträge" und "Region Westschweiz" zuweisen können, ohne es mehrfach kopiert in verschiedenen Ordnern ablegen zu müssen.

Kennungen können neben den pro Objekt vorhandenen Ordnungskriterien auch zur freien Strukturierung von Adressen, Artikeln oder Projekten und mittels Schnellzugriff als Filterkriterium in den jeweiligen Ansichten verwendet werden. Neben einer durch den Systemadministrator einrichtbaren und für alle Anwender gleichen Auswahl von Standardkennungen, kann jeder Anwender auch eigene, persönliche Kennungen anlegen und verwenden.